Audit IA en agence : la méthodologie qui mesure le vrai ROI

Certaines agences investissent des dizaines de milliers d'euros en licences IA en faisant l'erreur de se concentrer sur l'IA generative pour les workflows de production creative... sans savoir que leur vrai problème est ailleurs. Des process non documentés et une culture de l'oral qui pesent sur les managers, des équipes qui ne se parlent pas et des infos qui circulent mal, un Comex qui veut de la croissance alors que les équipes projet étouffent sous une charge de travail incompressible...

Résultat : des outils sous-utilisés, des équipes frustrées, pas de R.O.I mesurable.

C'est pour éviter ce scénario que nous démarrons nos accompagnements par un audit de l'existant et un alignement de la direction sur l'orientation stratégique dans laquelle ils croient - avant de parler outils. Aujourd'hui, on vous raconte ce qui fait la différence entre un formulaire qui sonde vos collaborateurs sur leurs outils, et un diagnostic en règle pour faire émerger les infos dont on a vraiment besoin.

Pourquoi la plupart des audits IA passent à côté du sujet

Un audit IA classique vous proposera d'évaluer votre "maturité technologique". Score de 1 à 5, jolies scorecards, recommandations génériques... So what ? ça ne vous dit pas où investir votre prochain euro.

Avant de parler IA, on va chercher à répondre à ces trois questions dans l'ordre : 1. Quelle est la priorité stratégique de l'entreprise ? (productivité, croissance, marge...?) 2. Quels sont les leviers opérationnels concrets à prioriser ? (par quelles BU ou quels types de projets commencer) 3. Quelles tâches précises peut-on transformer avec succès dès demain — et quel impact mesurable en attendre ?

Notre méthodologie suit cette logique, et nous intervenons en trois phases. Si vous n'avez pas encore identifié les 5 pièges à éviter quand on lance un programme IA en agence, commencez par là.

Phase 1 : alignement stratégique du Comex de l'agence

L'Objectif

Avant de toucher le moindre workflow, on s'aligne avec la direction sur ce que la transformation IA doit servir. Ce n'est pas la même chose d'optimiser pour la marge et d'optimiser pour la croissance — et les solutions qu'on déploie ensuite en dépendent directement.

Ce qu'on explore

On échange avec les membres du Comex autour de leur vision :

• Leur conviction sur les enjeux IA qui les concernent - on confronte leurs points de vue à ce qu'on a pu voir dans leur secteur
• La priorité stratégique dominante : si l'IA libère du temps et de la marge demain, est-ce qu'on l'investit pour maximiser sa rentabilité, ou pour offrir une meilleure experience client ? cela nous permettra de creuser plutot la piste de services hybrides IA, ou de nouveaux workflows hybrides pour les livrables et clients actuels
• Les ambitions chiffrées à 12-24 mois : objectifs de marge, de chiffre d'affaire, d'effectifs...
• Les points de douleur qui empêchent les dirigeants de dormir : le new biz, la rétention client, la vitesse de delivery, les budgets tirés vers le bas, les clients pas chers qui prennent le plus d'énergie

Pourquoi cette phase change tout

Sans cet alignement, on risque de proposer des gains de productivité à une direction qui veut de la croissance — ou l'inverse. Le Comex n'achète pas une "optimisation de workflows" juste parce qu'on peut. Il achète un levier pour servir ses objectifs et sa vision, et une réassurance sur la direction à suivre pour ne pas se tromper. Parce qu'il y a un monde entre l'effet de demo et le passage à l'échelle, entre ce qu'un freelance mettra en place pour lui et ce qu'une agence peut se permettre de proposer sans s'exposer à des clients cherchant à verrouiller des closes contractuelles sur les sujets de sécurité et confidentialité des données, de compliance légale (RGPD, propriété intellectuelle, AI Act) et d'efficacité commerciale.

Phase 2 : Deep Dive avec les Directeurs de BU

L'objectif

Comprendre la réalité de chaque business unit : ses forces, ses contraintes, ses chiffres, ses pratiques et frustrations. C'est ici qu'on calibre le modèle de ROI et qu'on identifie les vrais leviers d'efficacité opérationnelle. La direction stratégique préalable nous permet de poser les bonnes questions et creuser les bons sujets, dans le bon ordre.

Ce qu'on creuse

En entretien individuel avec chaque directeur de BU ou de métier, on explore :

• L'organisation et l'effectif de l'équipe
• Le mix de services vendus et les types de projets
• Les problématiques de pilotage : ce qui freine le développement vs ce qui fonctionne
• La collaboration inter-BU : les trous dans la raquette, les doublons, les manques de synergies
• L'usage actuel de l'IA et le niveau de maturité de l'équipe
• Le point de vue du directeur sur ce qui serait automatisable pour soulager ses équipes, sur les champions potentiels à coacher

Parmi les questions clé qu'on va poser:

> "L'objectif de l'agence est [productivité / marge / croissance]. Si votre équipe avait 20% de bande passante en plus demain, vous en feriez quoi pour aider à l'atteinte de ces objectifs ? S'organiser pour prendre plus de projets ? Moins de freelances ? Ou pour délivrer plus de qualité et cas d'usages vendeurs ?"

Phase 3 : Immersion avec les équipes ops

L'objectif

Cartographier le quotidien réel des équipes : on va mapper leurs process actuels sur les tâches prioritaires à faire évoluer, et collecter les données nécessaires au calcul du ROI ancré dans la réalité du terrain.

Comment ça se passe

Notre agent IA auditeur va combiner deux approches qui permettront au consultant Fleet Forward de donner ses préconisations:

Un formulaire structuré (15 min par collaborateur) pour cartographier rapidement :

• Les tâches récurrentes et le temps hebdomadaire par catégorie
• Les outils utilisés
• Les tâches perçues comme chronophages ou à faible valeur
• Le niveau de familiarité avec l'IA

Mener des entretiens approfondis avec les profils clés, où l'on creusera 7 dimensions :

• Le workflow concret : "décris-moi comment tu fais, étape par étape, de l'input initial au livrable final" — on identifiera ensuite ce qui a une vraie valeur humaine vs ce qui relève de l'exécution de règles pure, facile à répliquer.
• Les flux et dépendances : qui attend quoi de qui, où sont les blocages récurrents entre équipes
• Les outils et la satisfaction : ce qui est imposé vs choisi, les redondances, les intégrations manquantes
• L'usage IA actuel : ce qui fonctionne, ce qui manque, la qualité réelle des outputs
• Les quick wins : la fameuse question "baguette magique" — quelle tâche tu ferais disparaître en premier ?
• Les données de baseline : temps, volume, qualité actuelle, nombre de versions avant validation...
• La documentation existante ou à créer avec leurs explications : process, templates, historique projets, base de connaissances

Ce que le client obtient

• Une cartographie des flux par type de situations et projets et des points de blocage (exemple: un retard de digitalisation)
• Une liste qualifiée des tâches automatisables et assistants ou agents à créer, avec estimation de temps gagné
• L'identification des "champions" potentiels pour tester et améliorer de nouveaux systèmes IA
• Les données de référence pour mesurer l'impact avant/après leur implémentation

3 scénarios de ROI pour agence ambitieuse

La plupart des cabinets de conseil IA vous donneront un chiffre de ROI qui ne tiendra compte que du potentiel de la technologie en conditions optimales et non de votre réalité organisationnelle et humaine complexe - qui conditionnera le reste. Nous, on vous donne trois scénarios réalistes et alignés sur la priorité stratégique dont on aura convenu ensemble au vu de votre positionnement et marché.

Scénario 1 : on priorise les gains de productivité

La logique : le temps libéré par l'IA sur les tâches automatisables représente une capacité récupérée soit en économies directes, soit en évitement de recrutement.. tout en respectant les valeurs de l'agence et son exigence de qualité sans compromis.

Ce qu'on modélise : le temps hebdomadaire par tâche, multiplié par le gain estimé, ramené à l'échelle de l'équipe sur 12 mois. On peut aussi l'exprimer en ETP libérés.

Quand le privilégier : quand le Comex veut absorber la croissance en gardant une structure agile et s'évitant de recruter.

Scénario 2 : on priorise un objectif de croissance

La logique : la capacité libérée doit permettre de traiter plus de briefs donc d'être plus offensif commercialement, de répondre à plus d'appels d'offres, ou d'augmenter le panier moyen par client.

Ce qu'on modélise : les heures libérées converties en projets additionnels possibles, pondérés par le taux de conversion réel de l'agence et le panier moyen.

Quand le privilégier : quand le Comex veut faire grossir un chiffre d'affaires en baisse ou compenser un manque de contrats récurrents.

Scénario 3 : on priorise des gains de marge

La logique : on maintient le même prix de vente au client, mais avec un coût de production réduit grâce à l'IA. La marge par projet augmente, ainsi que la marge de négociation (exemple: "je diminue un peu mes honoraires mais tu t'engages plus longtemps ou sur plus de sujets").

Ce qu'on modélise : le temps de production actuel vs le temps post-intervention, rapporté au volume de projets annuel par type.

Quand le privilégier : quand le Comex veut améliorer sa rentabilité dans un contexte où les clients et prospects sont prompts à négocier la politique tarifaire des agences.

Pourquoi est-ce qu'on commence par travailler la stratégie et vision business du Comex pour l'agence ?

Parce qu'un dirigeant d'agence qui veut faire croître son chiffre d'affaire ne raisonne pas comme un DAF qui veut protéger la marge à tout prix. En alignant la roadmap de transformation IA avec la priorité convenue collectivement par le Comex, on obtient une direction claire et un outil de décision pour avancer vite et bien, en dépit de toutes les nouveautés IA qui pourraient vous faire douter.

Comment on identifie les quick wins : la matrice impact-facilité

Pour chaque tâche identifiée comme prioritaire dans la roadmap de transformation IA, on évalue deux dimensions :

• Impact : dans quelle mesure ça aiderait si cette tâche était plus rapide, meilleure ou plus cohérente ? (note de 1 à 5)
• Facilité : quelle est la complexité d'y appliquer l'IA - est ce que les outils existant sont satisfaisants ou faut-il du sur mesure, les données sont-elles facilement accessibles, peut-on se contenter d'ajouter de l'IA au process actuel ou faut-il tout revoir, le risque est-il élevé, le projet de transformation doit-il s'inscrire dans le temps ? (note de 1 à 5)

En croisant ces considérations dans la matrice on obtient 4 quadrants :

Les quick wins (impact élevé + facilité élevée) deviennent les implémentations prioritaires: on désigne un responsable et une deadline pour être sûrs que cela avance. Typiquement, on en identifie 3 à 5 au moment de l'audit, ceux qui ne nécessitent ni formation ni changement de workflow ou implémentation vous sont transmis de suite (exemple: un prompt plus élaboré, une fonctionnalité de Adobe Firefly...). C'est aussi ce qui alimente la roadmap des 4 systèmes IA déjà opérationnels dans les agences performantes.

Ce qu'on livre

À l'issue du diagnostic, vous repartez avec :

• Une cartographie des workflows à fort potentiel d'optimisation IA, classés par impact et facilité
• Une projection ROI argumentée selon le scénario aligné sur votre priorité stratégique — ce n'est pas une promesse, c'est un potentiel mesurable avec les hypothèses transparentes
• Une roadmap d'implémentation priorisée : quoi faire en premier, avec qui, à quel horizon
• Les données de baseline pour mesurer l'impact réel une fois les solutions déployées (temps avant/après, volumes, qualité)

Ce diagnostic est conçu pour que vous puissiez prendre une décision éclairée — que vous choisissiez de travailler avec nous ou non.

→ Lire aussi : Comment structurer l'IA en agence sans recruter 10 profils tech.

→ Comprendre : Content Factory vs Intelligence Factory — deux visions, un choix stratégique.